FieldTrace

Datenschutzerklärung

Stand: 05. Mai 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Überblick der verarbeiteten Daten

FieldTrace ist eine mobile App für die GPS-gestützte Dokumentation von Außendienst-Routen und Standort-Objekten. Dabei verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Kontodaten

• E-Mail-Adresse (Pflicht für Login und Benachrichtigungen)
• Name (optional, für die Anzeige im Team)
• Passwort (wird ausschließlich als argon2-Hash gespeichert — das Klartext-Passwort verlässt niemals dein Gerät)

Standort- und Routendaten

• GPS-Koordinaten (Breiten- und Längengrad), die während einer aktiven Routenaufzeichnung erfasst werden
• Zeitstempel der Aufzeichnung
• Routenname und Beschreibung (sofern angegeben)

Objekt-Daten

• Standortkoordinaten des Objekts
• Fotos (freiwillig, vom Nutzer aufgenommen)
• Notizen, Adressen, Tags und Prioritätsstufe
• Telefonnummern von Interessenten/Leads (sofern ein Nutzer diese zu einem Objekt erfasst) — Zweck: Bearbeitung und Nachverfolgung von Vertriebs-Leads; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Geschäftsanbahnung). Diese Daten werden mit dem zugehörigen Objekt bei Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Organisations- und Teamdaten

• Organisationsname
• Nutzerrolle innerhalb der Organisation (z.B. Admin, Manager, Mitglied)
• Zugehörigkeit zu Organisationen

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Bereitstellung der App-Funktionen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an der Sicherheit und dem stabilen Betrieb des Dienstes (Logs, Fehleranalyse)

4. Speicherort und Datensicherheit

Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Frankfurt am Main, Deutschland (DigitalOcean EU) gespeichert. Der Serverstandort liegt innerhalb der Europäischen Union und unterliegt damit dem europäischen Datenschutzrecht.

Die Übertragung zwischen App und Server erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2+). Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert.

5. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Resend (E-Mail-Versand)

Für den Versand von E-Mails (z.B. E-Mail-Verifizierung, Passwort-Zurücksetzen) nutzen wir den Dienst Resend (Resend Inc., USA). Die Übermittlung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Datenschutzerklärung von Resend: resend.com/legal/privacy-policy

Google Sign-In (optional)

Falls du dich über Google anmeldest, wird deine E-Mail-Adresse von Google an FieldTrace übermittelt. Es werden keine weiteren Google-Daten verarbeitet. Die Nutzung von Google Sign-In ist freiwillig.

Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy

6. Speicherdauer

Deine Daten werden gespeichert, solange dein Konto aktiv ist. Nach Löschung deines Kontos werden alle personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht — einschließlich Routen, Objekte und Fotos.

Systemlogs (für Sicherheits- und Fehlerzwecke) werden nach spätestens 90 Tagen automatisch gelöscht.

7. Deine Rechte als betroffene Person

Gemäß DSGVO stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15) — Du kannst jederzeit Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16) — Du kannst unrichtige Daten korrigieren lassen.
• Löschung (Art. 17) — Du kannst die Löschung deines Kontos und aller zugehörigen Daten verlangen.
• Einschränkung (Art. 18) — Du kannst unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Widerspruch (Art. 21) — Du kannst der Verarbeitung deiner Daten widersprechen.
• Datenportabilität (Art. 20) — Du kannst deine Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

Für alle Anfragen wende dich an: [email protected]

Du hast außerdem das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde richtet sich nach deinem Wohnort.

8. Cookies und lokale Speicherung

Die FieldTrace-App nutzt keine Cookies im Browser-Sinne. Auf dem Mobilgerät werden Authentifizierungs-Tokens verschlüsselt im lokalen Gerätespeicher (MMKV) abgelegt. Diese Daten verlassen das Gerät nicht, außer zur Authentifizierung gegenüber dem FieldTrace-Server.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist unter fieldtraceapp.de/privacy abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Nutzer per E-Mail.

10. Kontakt für Datenschutzanfragen